ビジネス英語実践編：電話応対のしかた

ビジネス英語の必要性を感じる人間にとって、最も身近なものの一つが電話応対ではないかと思います。

 

どの企業でも、新入社員が最初に渡される仕事の一つとして電話応対があげられるぐらい、ビジネスマンとして基本中の基本です。 ただし、これが英語となると、ハードルが一気にあがります。

 

海外から頻繁にかかってくる部署に配属され、英語で電話応対をしなければいけないとなった場合には、どうすればいいのでしょうか？

 

もちろん、英語でも電話応対ができるようになるように、語学力を磨く努力をするということは当たり前ですが、そんなに短期間でどうにかなるものでもありません。

 

しかし、その一方、仕事は待ってくれませんから、何とか必要最低限の対応は出来るようにしておかなければいけません。

 

では、どうすればいいのか？

 

英語が苦手で電話で話すことは、まず無理という場合、とりあえず英語が出来る人につなぐということを出来るようにしましょう。

 

たとえば、電話を受けたら、海外からのもので相手が英語で話してきた。 そんな場合には、とりあえず『I do not speak English. I will connect you to a person who speaks English. Just a moment, please.』というような言い方をして、相手に待ってもらいます。

 

それで、英語が話せる人にバトンタッチです。まずはこれだけ出来れば十分です。こんなことでいいの？と思われるかもしれませんが、実際の現場はそんなものです。

 

私が以前、外資系企業に勤務していたときは、電話を渡される側だったのですが、たまたま私がいるフロアで英語を話せる人は殆どおらず、他の部署の電話にも駆り出されていました。

 

渡される側からすれば面倒なことのですが、英語が話せない人に、どうにかしろといってどうにかなるものでもないことも分かっていたので、いつも応対してあげていました。

 

言葉は気合いや根性で、どうにかなるものではありません。分からないものは分かりません。そんな状態で下手な受け答えをするくらいであれば、分かる人に助けを求めるようにしましょう。

 

こんなふうに電話応対のフォローしてくれる人を身近に確保しておく。これもビジネスマンとして立派なスキルです。

 

最後に、電話応対と一口に言っても、内容は状況に応じて変わります。

 

それこそ、電話ごとに話すことが違うのですから、用は英語でビジネスコミュニケーションをとれるだけの実力がなければ、電話応対をすることが出来ません。

 

電話応対のための決まったフレーズを覚えればいいというわけではありません。

 

こういったフレーズ集もありますが、こういったもので勉強してもどうかな・・・というのが正直なところです。

 

ビジネス英語で電話応対をできるようになりたければ、少なくても自分の仕事や自社の業務内容に関することであれば、英語で会話が出来るぐらいの業務知識と語学力をつけるようにしましょう。

 

結局は、地道に知識を増やしていくことが近道ということになります。それまでは、緊急避難的に上記のような対応をするのがオススメです。